Zásady pro vyřizování žádostí orgánů veřejné moci

Tyto zásady vysvětlují, jak Artima s.r.o., IČO 19658451, vyřizuje žádosti soudů, policie, dozorových úřadů a dalších orgánů veřejné moci o údaje v Artima Socials, včetně údajů zpracovávaných pro zákazníky.

1. Naše zásady

• Údaje předáváme pouze tehdy, když nám to ukládá zákon.
• Předáváme nejmenší nezbytný rozsah.
• Dotčeného zákazníka informujeme, pokud to zákon nezakazuje.
• Žádnému orgánu neposkytujeme přímý ani neomezený přístup k systémům a nevytvořili jsme v nich žádná „zadní vrátka“.

2. Jak žádost posuzujeme

1. Forma. Žádost musí být písemná a pocházet od ověřitelného orgánu. Totožnost odesílatele ověřujeme nezávisle, nikoli přes kontakty uvedené v žádosti.
2. Právní základ. Žádost musí uvádět platný právní základ použitelný vůči nám podle českého práva nebo práva EU. Žádost orgánu mimo EU musí projít postupem mezinárodní právní pomoci, například podle příslušné smlouvy, pokud právo EU nestanoví jinak.
3. Rozsah. Žádost musí určit konkrétní účty nebo údaje a účel. Příliš široké, nejasné či nezákonné žádosti odmítáme nebo napadáme, v přiměřených případech i právními prostředky.
4. Nejprve zákazník. Pokud údaje patří zákazníkovi, nejprve požádáme orgán, aby je vyžádal přímo od něj, pokud to není nemožné nebo právně zakázané.
5. Naléhavé situace. Týká-li se žádost věrohodně bezprostředního ohrožení života nebo tělesné bezpečnosti, můžeme postupovat rychleji, stále však vyžadujeme právní základ, ověřujeme zdroj a předání omezujeme na rozsah vyžadovaný zákonem.

3. Co předáváme

Pouze údaje, které žádost zákonně vyžaduje, za období, které určuje. Údaje, které nemáme, nemůžeme předat. Například neukládáme komentáře LinkedIn ani statistiky a vymazané databázové údaje nelze získat z aktivní databáze. Auditní záznamy a záznamy pokusů o publikování mohou zůstat 24 měsíců, záznamy pokusů o publikování i déle, dokud výsledek publikování není vyřešen; záznamy webhooků 30 dní od přijetí nebo od posledního pokusu o doručení. Serverové logy jsou v souborech s omezenou velikostí, které se průběžně přepisují. Zůstat mohou také technická potvrzení a záznamy úloh smazání podle oddílu 9 zásad. Každou žádost posuzujeme podle skutečně držených údajů a pravidel uchování v Zásadách ochrany osobních údajů.

Šifrované zálohy databáze a konfigurace serveru, které slouží pouze k obnově po havárii, mohou osobní údaje uchovávat nejvýše 28 dnů po smazání účtu; mediální soubory v nich nejsou. Viz oddíl 9 zásad ochrany osobních údajů.

4. Informování zákazníků

Dotčeného zákazníka informujeme před předáním, aby se mohl bránit, pokud to zákon nebo soudní rozhodnutí nezakazuje. Je-li zákaz informování časově omezený, zákazníka informujeme po jeho skončení.

5. Záznamy a transparentnost

• Vedeme interní záznam každé žádosti: orgán, právní základ, požadované údaje, co jsme předali či odmítli a proč.
• Přístup k registru je omezen na vyřizování žádostí a dokládání jejich zákonnosti. Záznamy uchováváme pouze po dobu potřebnou pro žádost, související řízení nebo příslušnou zákonnou povinnost; u zákonem vyžadovaného uchování zaznamenáme důvod a požadovanou dobu.

6. Kontakt pro orgány veřejné moci

Artima s.r.o., IČO 19658451, DIČ CZ19658451, se sídlem nám. T. G. Masaryka 1281, 760 01 Zlín, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 135572.

Soukromí a vyřizování žádostí: privacy@artima.ai. Formální doručování písemností: legal@artima.ai.